DATAHANTERING/PERSONUPPGIFTER

Vid varje beställning som görs hos Knivbrev AB, samtycker Användaren uttryckligen till att Knivbrev AB samlar in, lagrar, hanterar och använder personuppgifter i enlighet med den behandling som är nödvändig för att säkerställa en korrekt och effektiv utförande av våra tjänster. Denna behandling grundas på Användarens samtycke, avtalet mellan parterna eller andra rättsliga skyldigheter enligt tillämplig lagstiftning, såsom den Europeiska unionens allmänna dataskyddsförordning (GDPR) samt svenska lagar och förordningar som berör dataskydd och personuppgiftsbehandling.

Rättslig grund för behandling av personuppgifter

Vi behandlar personuppgifter i enlighet med de rättsliga grunder som fastställts i GDPR. Detta innebär att behandlingen är nödvändig för att uppfylla vårt avtal med Användaren (t.ex. för att leverera produkter och tjänster), för att följa våra rättsliga skyldigheter (som bokföringslagen), eller baseras på Användarens uttryckliga samtycke (t.ex. för att ta emot marknadsföring). Användaren kan när som helst återkalla sitt samtycke för behandling som grundas på samtycke genom att kontakta oss på info@knivbrev.se.

Användarens rättigheter enligt GDPR

Som Användare har du ett antal rättigheter enligt GDPR, som vi åtar oss att respektera:

• Rätt till tillgång: Du har rätt att få bekräftelse på om vi behandlar dina personuppgifter och i så fall få en kopia av de uppgifter som behandlas.
• Rätt till rättelse: Om uppgifterna vi behandlar om dig är felaktiga eller ofullständiga har du rätt att begära att dessa korrigeras.
• Rätt till radering: Under vissa omständigheter kan du begära att dina personuppgifter raderas, exempelvis om uppgifterna inte längre är nödvändiga för de ändamål de samlades in för, eller om du återkallar ditt samtycke och det inte finns någon annan rättslig grund för behandlingen.
• Rätt till begränsning: Du har rätt att begära att behandlingen av dina personuppgifter begränsas, till exempel om du ifrågasätter uppgifternas korrekthet.
• Rätt till dataportabilitet: Du har rätt att få ut dina personuppgifter i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format för att överföra dem till en annan personuppgiftsansvarig.
• Rätt att invända: Du har rätt att invända mot behandling som sker med stöd av vårt berättigade intresse, såsom direktmarknadsföring.

För att utöva någon av dessa rättigheter, vänligen kontakta oss på info@knivbrev.se.

Vi får inte radera kunduppgifter inom 7 år…

Den nya dataskyddsförordningen, allmänt kallad GDPR, trädde i kraft 2018 och ersatte den tidigare Personuppgiftslagen (PUL). Trots denna förändring kvarstår vissa specifika krav och förpliktelser som regleras av andra lagar och förordningar som, under vissa omständigheter, övertrumfar GDPR:s regler om rätten till radering av personuppgifter. Ett exempel är bokföringslagen, som kräver att alla relevanta ekonomiska handlingar, inklusive fakturor, sparas i minst sju år från det att transaktionen genomfördes. Detta innebär att Knivbrev AB inte har laglig rätt att radera uppgifter som är nödvändiga för att uppfylla bokföringskrav förrän den lagstadgade perioden har löpt ut. Efter denna tidsfrist kommer vi dock att vidta åtgärder för att radera all information som inte längre är nödvändig för våra ändamål.

Om en person dock aldrig har blivit kund hos oss, det vill säga aldrig har fått en faktura eller någon annan form av ekonomiskt underlag, så har vi möjlighet att radera personuppgifterna direkt när kunden begär detta, eller när GDPR så kräver enligt lag. Detta gäller särskilt om det inte finns någon rättslig grund för fortsatt lagring av uppgifterna.

Knivbrev AB har utsett Michael Johansson, som i sin egenskap av VD, även fungerar som företagets dataskyddsombud. Om du som Användare har några frågor om hur dina uppgifter behandlas, vilka rättigheter du har enligt GDPR, eller vill veta mer om hur vi säkerställer skyddet av dina uppgifter, är du välkommen att kontakta oss via e-post på info@knivbrev.se.

Automatiserat beslutsfattande

Vi vill uppmärksamma dig om att vi för närvarande inte använder oss av någon form av automatiserat beslutsfattande eller profilering baserat på dina personuppgifter. Om vi i framtiden skulle införa sådana system kommer vi att informera dig i enlighet med GDPR och säkerställa att alla nödvändiga skyddsåtgärder vidtas.

Säkerhet och skydd av personuppgifter

Knivbrev AB har implementerat lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att säkerställa att personuppgifterna vi hanterar är skyddade från obehörig åtkomst, förlust, förstöring eller ändring. Detta inkluderar användning av kryptering, säkerhetskopiering, åtkomstkontroll och regelbundna säkerhetsgranskningar av våra system. Vår personal är utbildad i dataskydd och förstår vikten av att behandla personuppgifter i enlighet med GDPR:s krav.

SAMMANFATTNING AV VÅR INFORMATIONSHANTERING

Knivbrev AB eftersträvar att samla in så lite information som möjligt för att fullgöra sina tjänster, och information som samlas in kompletteras inte från externa källor utan baseras enbart på de uppgifter som Användaren själv tillhandahåller vid beställning. Vid varje enskilt tillfälle är det nödvändigt för oss att veta exakt var försändelsen ska skickas för att vi ska kunna leverera produkten i tid. Om leverans önskas till en annan plats än hemadressen, till exempel till en arbetsplats eller sommarstuga, är det möjligt att vi inte behöver dina hemadressuppgifter, men vi kommer fortfarande att behöva information om den alternativa leveransplatsen. Vidare kräver vårt system tillgång till Användarens mobilnummer för att vi ska kunna skicka aviseringar via SMS, exempelvis när försändelsen inte kan lämnas direkt i brevlådan.

VILKA SYSTEM HAMNAR DINA UPPGIFTER I?

När Användaren gör en beställning via vår hemsida överförs informationen från webbplatsen till Knivbrev AB:s interna affärssystem, där den lagras och hanteras enligt våra interna riktlinjer och säkerhetsrutiner.

WordPress

Knivbrev AB:s webbplats är byggd på den väletablerade plattformen WordPress, som används av miljontals företag över hela världen. Denna plattform uppdateras regelbundet för att säkerställa att den håller högsta säkerhetsstandarder. Webbplatsen driftas av ett externt företag vars tekniker endast har begränsad åtkomst till installationen för att kunna åtgärda tekniska problem vid behov. I samband med att du genomför en beställning sparas en backup av din order i WordPress, vilken automatiskt raderas när bokföringslagen eller andra tillämpliga lagar inte längre kräver att uppgifterna bevaras. Syftet med denna backup är att säkerställa redundans i systemet och skydda mot potentiell dataförlust.

Vårt affärssystem

Efter att din beställning har mottagits på webbplatsen, överförs den automatiskt till Knivbrev AB:s affärssystem. Endast behörig personal hos Knivbrev AB samt våra IT-tekniker har tillgång till detta system. I affärssystemet lagras detaljer om din beställning, inklusive antal skydd du beställt samt vilken leveransfrekvens som gäller för ditt Knivbrev, om du valt ett abonnemang. Om du har några specifika önskemål eller om du har upplevt problem med tidigare leveranser eller slipningar, kan även denna information sparas i affärssystemet för att säkerställa att vi kan hantera dina framtida beställningar på bästa sätt.

Mailsystem (Freshdesk)

När du skickar ett e-postmeddelande till Knivbrev AB, passerar det först genom Googles Gmail-servrar där en kopia av all e-postkorrespondens sparas. Därefter vidarebefordras meddelandet till vårt ärendehanteringssystem Freshdesk, där det sparas och hanteras i enlighet med de säkerhetsrutiner och dataskyddskrav som gäller. Google och Freshdesk ansvarar för att skydda de uppgifter som behandlas inom deras respektive system. Om e-postkorrespondensen rör ekonomiska mellanhavanden eller innehåller viktig information för framtida slipningar, sparas dessa e-postmeddelanden i maximalt den tid som bokföringslagen tillåter, vilket kan uppgå till sju år. I andra fall sparas meddelandena normalt i maximalt två år.

DATASKYDDSANSVARIG HOS KNIVBREV AB?

Michael Johansson, som även är företagets VD, är utsedd till Knivbrev AB:s dataskyddsombud och ansvarar för att samtliga medarbetare är informerade om och följer företagets dataskyddsrutiner. Har du frågor om hur vi behandlar din information eller vill veta mer om dina rättigheter enligt GDPR, kontakta oss på info@knivbrev.se.

HUR ANVÄNDER KNIVBREV AB DEN HÄR INFORMATIONEN?

De personuppgifter som samlas in av Knivbrev AB används enbart för att kunna expediera din beställning och leverera den service du har begärt. Din e-postadress används för att skicka orderbekräftelser och fakturor. Vi kan även komma att skicka ut erbjudanden via e-post, men endast om du inte har avregistrerat dig från dessa utskick. Dina personuppgifter delas aldrig med någon tredje part för kommersiella ändamål.

VARFÖR SPARAR KNIVBREV AB INFORMATION?

Knivbrev AB är skyldig att spara viss information under en längre tidsperiod för att uppfylla krav enligt bokföringslagen och andra tillämpliga lagar. Fakturor och andra ekonomiska transaktioner måste sparas i minst sju år, vilket innebär att vi inte kan radera dessa uppgifter under denna tidsperiod. Om du däremot aldrig varit kund hos oss, och således aldrig fått en faktura, kan vi radera dina personuppgifter omedelbart på begäran eller när GDPR kräver detta.

COOKIES

Knivbrev AB använder cookies på sin webbplats för att lagra information om exempelvis rabattkoder, spåra marknadsföringskanaler och analysera besökstrafik med hjälp av Google Analytics och Google Remarketing.

INFORMATION TILL ANDRA AKTÖRER

Knivbrev AB lämnar aldrig ut dina personuppgifter till tredje part, förutom i de fall där vi är skyldiga enligt lag eller rättsligt beslut att göra detta. Exempel på sådana situationer är inkassoärenden eller domstolsbeslut.

TA BORT DIN INFORMATION FRÅN VÅR DATABAS

Den information som Knivbrev AB lagrar bevaras under den tid som är nödvändig enligt gällande lagar och förordningar, såsom bokföringslagen. Efter den lagstadgade perioden raderas uppgifterna permanent. Om du har frågor om radering av personuppgifter, vänligen kontakta oss på info@knivbrev.se.